Haz visible el proceso
Elige una tarea que se repite y describe cómo empieza, qué pasos sigue y cuándo termina. Anota herramientas, personas y documentos implicados. No olvides las excepciones: suelen explicar buena parte del trabajo manual.
Guía práctica · RS AgentsDigitaliza con un punto
Digitaliza con un punto
de partida claro.
Siete pasos para preparar un proyecto útil, desde el primer proceso hasta su adopción por el equipo.
Identifica el coste del trabajo manual
Recoge ejemplos durante un periodo representativo. Observa el tiempo invertido, los errores, las esperas y las consultas necesarias. Evita estimar el impacto solo a partir de un día especialmente complicado.
Ordena la información
Localiza las fuentes de datos y revisa quién las mantiene. Detecta duplicados, formatos distintos y datos que faltan. Antes de automatizar, acuerda qué información será la referencia.
Prioriza una primera mejora
Compara impacto, esfuerzo y dependencias. Busca un proceso acotado que permita aprender y medir el cambio. Una integración sencilla puede aportar más valor que una plataforma grande sin un uso claro.
Define cómo sabrás que funciona
Acordad ejemplos de prueba, indicadores y criterios de aceptación. Incluye situaciones habituales y errores previsibles. Decide qué ocurrirá cuando el sistema no pueda resolver una tarea.
Prepara a las personas
Nombra a una persona responsable, documenta el recorrido y reserva tiempo para practicar. Recoge dudas durante las primeras semanas y utilízalas para mejorar tanto la herramienta como la documentación.
Mantén el sistema útil
Revisa el funcionamiento cuando cambian procesos, herramientas o equipos. Acordad quién atiende incidencias y cómo se aprueban cambios. La digitalización continúa después de la puesta en marcha.
El siguiente pasoEmpecemos por lo que
Empecemos por lo que
te está quitando tiempo.
No necesitas tener la solución definida. Cuéntanos cómo trabajáis y qué os gustaría mejorar.