GUÍA PARA DIGITALIZAR TU EMPRESA — RS AGENTS

1. Haz visible el proceso
Elige una tarea que se repite y describe cómo empieza, qué pasos sigue y cuándo termina. Anota herramientas, personas y documentos implicados. No olvides las excepciones: suelen explicar buena parte del trabajo manual.

2. Identifica el coste del trabajo manual
Recoge ejemplos durante un periodo representativo. Observa el tiempo invertido, los errores, las esperas y las consultas necesarias. Evita estimar el impacto solo a partir de un día especialmente complicado.

3. Ordena la información
Localiza las fuentes de datos y revisa quién las mantiene. Detecta duplicados, formatos distintos y datos que faltan. Antes de automatizar, acuerda qué información será la referencia.

4. Prioriza una primera mejora
Compara impacto, esfuerzo y dependencias. Busca un proceso acotado que permita aprender y medir el cambio. Una integración sencilla puede aportar más valor que una plataforma grande sin un uso claro.

5. Define cómo sabrás que funciona
Acordad ejemplos de prueba, indicadores y criterios de aceptación. Incluye situaciones habituales y errores previsibles. Decide qué ocurrirá cuando el sistema no pueda resolver una tarea.

6. Prepara a las personas
Nombra a una persona responsable, documenta el recorrido y reserva tiempo para practicar. Recoge dudas durante las primeras semanas y utilízalas para mejorar tanto la herramienta como la documentación.

7. Mantén el sistema útil
Revisa el funcionamiento cuando cambian procesos, herramientas o equipos. Acordad quién atiende incidencias y cómo se aprueban cambios. La digitalización continúa después de la puesta en marcha.

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